“Een goed recherchebureau kan niet zonder slechte reviews”

Uitgegroeid tot het meest omvangrijke recherchebedrijf van Nederland, heeft Hoffmann een sterke band gebouwd met de advocatuur. De redactie sprak Johan Klokman, al 25 jaar werkzaam bij het bedrijf. Hij vertelt over de stappen die Hoffmann door de jaren heen heeft gezet. Zo is het bedrijf meegegroeid met de veranderende wensen vanuit de opdrachtgever en natuurlijk ook met veranderende wetgeving zoals de AVG. Klokman zelf lijkt een voorbeeld van die verandering. Zijn titel is inmiddels veranderd van rechercheur naar ‘Consultant Fraude & Integriteit’.

Door: Nick Van den Hoek en Benjamin Bijl

Hoffmann is geen klassiek recherchebureau meer?

“Dat kun je wel zeggen. Hoffmann sr. begon in 1962 drie hoog achter aan de keukentafel. Hij haalde de eerste observatieopdrachten binnen. Toen deden we vooral asset tracing. Daar bleek veel vraag naar. Een generatie later heeft Hoffmann jr. de focus verlegd naar het nemen van preventieve maatregelen. Na verloop van tijd kwam de focus steeds meer op digitale dreigingen te liggen. De rechercheurs werden aangevuld met de digitale recherche. We hebben nu een kleine 80 medewerkers in dienst, waaronder een groot aantal cybersecurity-specialisten. De laatste groep is een ontwikkeling van de afgelopen jaren en kwam op door het groeiend aantal hack-incidenten en cyberaanvallen bij bedrijven. De vraag van klanten verschoof van het achteraf zoeken naar bewijs naar het aan de voorkant voorkomen van schade.”

Steeds minder veldwerk dus?

“Minder dan vroeger inderdaad, maar het komt nog altijd voor. Als we onderzoek doen naar bijvoorbeeld het naleven van concurrentiebedingen of ziekteverzuim vinden fysieke observaties plaats. Het kan dus voorkomen dat we gaan posten. Het beeld van de privédetective met de verrekijker klopt echter niet. Zeker nu we zo’n divers werknemersbestand hebben. Waar we vroeger alleen rechercheurs in pak in het veld hadden, zit nu de helft in spijkerbroek achter de computer te rechercheren.”

Is jullie klantenbestand dan ook veranderd?

“Omdat we de vlaggendrager van de branche zijn (de grootste, bekende speler in de markt, red.), kunnen we veel typen klanten bedienen. We werken met name voor het middenbedrijf, ministeries, provincies en advocatuur. Omdat we onze zaken wat betreft vergunningen en het naleven van wet- en regelgeving goed op orde hebben, voelen deze klanten zich ook veilig bij ons. Hoffmann heeft al haar processen ook ISO 27001 laten auditen. Hierdoor kunnen wij de veiligheid van de gegevens van onze klanten ook waarborgen. Daarnaast durf ik te stellen dat we met elk groot advocatenkantoor in Nederland weleens hebben samengewerkt. We hebben vaste samenwerkingsverbanden met kantoren en geven samen lezingen. Om maar aan te geven hoe diep onze band is met de advocatuur.”

Waarom zouden advocaten bij jullie aankloppen?

“Advocaten komen vaak bij ons omdat ze bijvoorbeeld in een ontslagzaak zelf te weinig munitie hebben, maar wel concrete signalen hebben over een individu. Ze schakelen Hoffmann in met de opdracht om uit te zoeken of die signalen juist zijn. Maar we doen ook veel asset tracing om te onderzoeken of er verhaalsmogelijkheden zijn.”

Heeft Hoffmann extra middelen of kunnen advocaten zelf ook op onderzoek uit?

“Hoffmann heeft bijna zestig jaar ervaring. We hebben de opleidingen en de vergunningen. Daarnaast hebben we getrainde observatiemedewerkers, kennis en ervaring met confronterende gesprekken en een echt forensisch lab. Ik zou wel willen stellen dat wij extra middelen hebben.”

Waar moet een opdracht aan voldoen?

“Je moet een gerechtvaardigd belang hebben. Een onderbuikgevoel dat iets niet in de haak is, is niet voldoende om een onderzoek te rechtvaardigen. Daarnaast werken wij volgens de principes van subsidiariteit en proportionaliteit: staat je middel in verhouding tot het beoogde doel en wat is het minst zware middel om dat te bereiken? Ondanks dat we een commercieel bedrijf zijn, wijzen we veel aanvragen af. Aan een fishing expidition of een onderzoek zonder gerechtvaardigd belang werken we bijvoorbeeld niet mee. Dat is in ieders belang aangezien de resultaten ook uiteindelijk de toets van de rechter moeten kunnen doorstaan.”

Waarom schakelen jullie klanten niet direct de politie in bij vermoeden van fraude?

“Ik zeg wel eens ‘bij een inbraak bel je de politie, en bij een uitbraak Hoffmann.’ Wij zien veel misbruik door medewerkers, dat is ons specialisme. Daarnaast heeft de politie natuurlijk weinig tijd, terwijl fraudeonderzoeken tijdrovend zijn. De prioriteit van de politie ligt bij zwaardere misdrijven. Onze rapporten worden regelmatig gebruikt als bewijs bij een aangifte. Zo help je de politie een stukje op weg. Daarnaast hebben wij een andere focus. Ik heb zelf 15 jaar bij de recherche van de politie gezeten. De manier van onderzoeken is weliswaar hetzelfde, maar het is bij ons veel meer intern bij de bedrijven gericht. Daarbij hebben dezelfde bevoegdheden die de werkgever en de gewone burger heeft. Dat geeft al het een en ander weer.”

Jullie hebben eigen regelgeving?

“Zeker, dat is de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (WPBR). Verder hebben we natuurlijk onze privacygedragscode. En mochten er klachten over ons zijn, dan hebben we zelfs een klachtencommissie.”

Hoe zit het met de privacy van de betrokkenen?

“Daar besteden we veel aandacht aan. Het is overigens niet zo dat onze branche drastisch veranderde met de komst van de AVG. Wij hadden al veel te maken met privacyregels, en die zijn met de AVG en de veelheid aan persoonsgegevens die wij verwerken aangescherpt. Iedereen die wij onderzoeken krijgt na afloop van het onderzoek een ‘inkennisstelling’. Dat is een brief waarin wij aangeven dat wij onderzoek hebben gedaan, met welk doel en wie onze opdrachtgever was. Opdrachtgevers vragen soms om dat achterwege te laten, maar daar geven we geen gehoor aan. Als marktleider vervullen we een voorbeeldfunctie. Daarnaast hebben we een privacygedragscode, dat is onze bijbel. Daar staan nadere regels in voor bijvoorbeeld het betreden van niet openbare plaatsen en heimelijke camera-observatie. Doordat mensen in kennis zijn gesteld krijgen we nog wel eens slechte reviews op internet. Ik zeg altijd maar: een goed recherchebureau kan niet zonder slechte reviews.”

Hoe gaan jullie te werk?

“Grofweg hebben we drie type medewerkers: onderzoeks-, observatie- en digitale rechercheurs. Als je een nieuwe opdracht hebt, lees je je eerst in en onderzoek je het belang van de zaak en welk middel het meest geschikt is om de zaak op te lossen. Na de intake gaat het naar een projectleider en doen we onze aanbeveling naar de opdrachtgever. We houden continue een vinger aan de pols of er niet een te zwaar middel wordt ingezet en of het gerechtvaardigd belang het onderzoek nog toelaat. In het geval van bijvoorbeeld een onderzoek naar ongewenst gedrag op de werkvloer nemen we interviews af of doen we op een andere manier onderzoek naar de betrokkene. Als dat is afgerond voer je een confronterend gesprek met de betrokkene en maak je een onderzoeksrapport over je bevindingen. In elk geval stellen we de betrokkenen binnen een redelijke termijn in kennis.”

Een confronterend gesprek?

“Tegenwoordig noemen we dit een ‘zienswijze gesprek’. Daarin confronteer je de betrokkene met je bevindingen en stel je diegene in de gelegenheid daarop te reageren. Een inkennisstelling is dus iets anders. Daarin geven we louter aan dat we onderzoek naar de betrokkene hebben gedaan, wat het doel daarvan is en wie de opdrachtgever is.”

Hoe gaat een confronterend gesprek in zijn werk?

“Je begint met het doel van het gesprek kenbaar te maken. En je benoemt dat er een verslag van het gesprek wordt gemaakt. Verder is het van belang dat er een zekere opbouw in het gesprek zit. Een goede voorbereiding is daarom noodzakelijk. We stellen daarom ook een verhoorplan op. Ook belangrijk is dat je contact maakt met iemand. Hoe reageert hij of zij? Wij vragen diegene meestal om uit te leggen wat de normale gang van zaken is in zijn of haar functie. Het moet geen eenrichtingsverkeer worden. Bovendien werken we met het fair play-beginsel. Als iemand zichtbaar erg nerveus is en er duidelijk niet bij is met zijn of haar aandacht, dan grijpen we in. Wij zijn namelijk op zoek naar de waarheid. Het komt voor dat wij denken onregelmatigheden te hebben gevonden, waarvoor een legitieme reden blijkt te bestaan.”

Op zoek naar de waarheid, yeah right…

“Een onderzoek kan ook iemand vrijpleiten. En met alle respect, als er een advocaat op de zaak zit is de dynamiek al snel: vind wat ik zoek. Maar bij ons is de onderlinge sociale controle groot. Ga niet over de schreef.”

Heeft Covid-19 invloed op jullie branche?

“We zien een toename van ongewenst gedrag. Ik doel op discriminatie en seksuele intimidatie binnen bedrijven. Kennelijk omdat men zich verveelt of omdat er door het thuiswerken minder toezicht is. Het gaat bijvoorbeeld om het delen van filmpjes met ongepaste of intieme inhoud. De Black Lives Matter- en #MeToo-bewegingen zorgen er ook voor dat er meer wordt gemeld. Er is daardoor ook meer erkenning door de werkgever. Door deze maatschappelijke ontwikkelingen lijkt ongewenst gedrag serieuzer te worden genomen. Onze onderzoeken hebben tot aardig wat ontslagen op staande voet geleid.”