De tijd waarin je als advocaat en procureur met een dikke tas met procesdossiers en stukken de rechtbank of het Hof binnenging voor de wekelijkse rolzittingen ligt alweer jaren achter ons. Zo ook de tijd dat de strafadvocaat met een toga over de arm en een tas met zes exemplaren van zijn pleitnota in de hand na een vriendelijke knik naar de bode bij de ingang van het gebouw de zaal opzocht. Voor de communicatie met de rechterlijke macht, de organen van de orde en de vakgenoten kunnen wij nog wel gewoon gebruik maken van de post en – voor de lief en/of haasthebbers – de telefax. Maar ook dit loopt op zijn eind.
Op grond van artikel 6.13 van de verordening op de advocatuur, de Voda, beschikt een advocaat over een advocatenpas uitgegeven door een leverancier die door de algemene raad is geselecteerd op grond van artikel 6.16. Daar komt voor de individuele advocaat weinig keuzemogelijkheid bij kijken. Als sluitstuk van de uit 5 artikelen bestaande regeling van de advocatenpas bepaalt artikel 6.17 dat de secretaris van de algemene raad de leverancier van de advocaatpas onverwijld over opschorting van de stage dan wel schrapping of doorhaling van het tableau of schorsing in de uitoefening van de praktijk van advocaat informeert.
Voor de advocaten die zich met regelmaat moeten identificeren, bijvoorbeeld bij politiebureaus, huizen van bewaring en gevangenissen of bij de entree van gerechtsgebouwen, ondersteunt de advocatenpas onze privileges. Zij mogen naar binnen en hoeven niet door het poortje van de beveiligers. Voor de advocaten die procederen in strafzaken is de advocatenpas in de digitale zaken een noodzakelijke schakel bij het inloggen. Voor advocaten in de procespraktijk biedt de pas de exclusieve toegang tot het roljournaal.
Slapend bestaan
Bij veel andere advocaten leidt de advocatenpas een vooral slapend bestaan. Zo slapend zelfs dat het erbij behorende kastje het leven gelaten heeft op het moment dat de advocatenpas zelf tot leven geroepen wordt. Het moment waarop de jaarlijkse CCV-opgaaf moet worden gedaan. Het zij zo, de advocatenpas rust, de advocaat berust.
Tot eind dit jaar de rust bij de overgrote meerderheid van de advocaten ruw verstoord werd door een bericht van de Nederlandse Orde dat een nieuwe pas moest worden aangevraagd omdat de huidige na drie jaar, medio januari a.s., de geldigheid zou verliezen. Voor de bestelling van een nieuwe moest de advocatenpas worden gebruikt en een programma worden doorlopen uitlopend op een factuur voor E 85,00 voor de goedkoopste uitvoering nog zonder nieuw kastje.
Een aantal advocaten realiseerde zich dat deze aanschaf van een nieuwe pas, na drie CCV-opgaven, in drie opeenvolgende jaren het vierde gebruik van de pas betekende. Dat is een snelle afschrijving. Een aantal andere advocaten rekende uit dat deze verversingsoperatie hun kantoor onverwacht voor een kostenpost van vele honderden euro’s plaatste. Nog weer anderen kwamen tot de slotsom dat de leverancier hiermee een omzet van een kleine 1,5 miljoen euro genereerde.
Dit gaf aanleiding tot veel vragen. Waarom is een pas maar drie jaar geldig, waar staat dat, waarom is het zo duur en komt er nu echt weer zo’n complexe uitgifteprocedure? De vraag waar het staat is gemakkelijk te beantwoorden: op de achterkant van de pas zelf. De vraag waarom de pas maar drie jaar geldig is heeft een technisch antwoord. De pas bevat een chip ten behoeve van de beveiligde communicatie waarvan de veiligheid in de huidige tijd niet langer dan drie jaar gegarandeerd kan worden. Daarmee is ook het antwoord de derde vraag gegeven: de chip is duur en daarmee de pas ook. De vergelijking met een rijbewijs of bankpas gaat daarbij mank; een rijbewijs is weliswaar tien jaar geldig maar heeft geen chip en een bankpas is ook bepaald niet gratis nu de kosten daarvan onderdeel zijn van verder niet gespecificeerde bankkosten die de bank stil verrekent of aan de klant in rekening brengt. En het antwoord op de laatste vraag: de nieuwe pas kan uit veiligheidsoverweging niet worden opgestuurd maar moet door de advocaat zelf worden opgehaald. Daarvoor zijn per arrondissement meerdere afhaalpunten, dit dan weer wel.
Het is dus gewoon niet anders, leuker kunnen we het niet maken. Advocaten van wie de pas verloopt moeten nog snel handelen ook omdat in januari 2016 de CCV-opgaaf met de advocatenpas moet worden gedaan.
Minder papiermisbruik?
De toenemende digitalisering kost geld, veel geld aan iedereen. Dat wordt vergoelijkt met de bewering dat digitalisering tot meer efficiency en snelheid en tot minder papiermisbruik leidt. De praktijk wijst dat niet altijd uit, zo is mijn mening, maar dat komt omdat dit voordeel vooral voor de jongere generaties geldt die ‘er mee zijn opgegroeid’, aldus de nuancering op de bewering.
Hoe het ook zij, ook de lokale orden hebben zich op hun positie in de digitale wereld moeten beraden. De uitkomst is dat alle lokale orden, zo gezegd, een slag moeten maken en dat die slagen het beste gezamenlijk kunnen worden gemaakt. Het door de Nederlandse orde en de lokale orden gebruikte systeem ‘One Direct’ was ooit zijn tijd vooruit maar dat is niet meer. Er is onvoldoende ruimte voor de grotere aantallen registraties die uit de uitoefening en verbetering van het lokale toezicht komen. Digitale communicatie met de lokale orde is bij One Direct onmogelijk en dat kan daarop ook niet worden aangepast.
Plan van aanpak
Het dekenberaad heeft daarom door een extern adviseur in overleg met de lokale orden een plan van aanpak laten opstellen. Dat is af en goedgekeurd zodat het kan leiden tot een offerteaanvraag die aan meerdere leveranciers zal worden voorgelegd. De geschatte tijdsduur vanaf 1 januari a.s. tot de implementatie en het volledig en foutloos functioneren is geschat op anderhalf tot twee jaar. De totale kosten worden begroot op tussen de 800.000 en 1 miljoen euro, verspreid over twee jaar. Bij deze begroting dus ongeveer 60 euro per advocaat verdeeld over twee jaar en te verdisconteren in een daarop gebaseerde verhoging van de lokale hoofdelijke omslag.
Ook dat gaat dus geld kosten. Maar zo weet u dat vast. Wanneer je het vooruit weet is het minder erg. Toch?